ul. Nałęczowska 16
20-701 Lublin
Poland, European Union
contact@finanteq.com
+48 81 536 9692
Firma
Obserwuj nas
Copyright © FINANTEQ SA 2025
Finanteq S.A.
ul. Nałęczowska 16
20-701 Lublin
KRS: 0000521114
Senacor Technologies AG
Düsseldorfer Straße 13
65760 Eschborn
Aby móc stworzyć i utrzymać przyjazne środowisko (pracy) w Senacor, w którym ludzie komunikują się otwarcie i traktują się nawzajem z szacunkiem, wszyscy pracownicy, byli współpracownicy, klienci, dostawcy i inni interesariusze są zachęcani do zgłaszania naruszeń zgodności.
Tak zwana ustawa o sygnalistach („HinSchG”, „Hinweisgeberschutzgesetz”) zapewnia bezpieczne ramy dla osób, które chcą zgłosić naruszenia zgodności dotyczące firmy. Celem ustawy jest w szczególności ochrona tożsamości sygnalisty. Innym celem jest zapewnienie sygnalistom pewności, że nie poniosą oni żadnych negatywnych konsekwencji w związku z przekazaniem informacji. W związku z tym sygnaliści mają być chronieni przed reperkusjami, takimi jak dyskryminacja, wypowiedzenie umowy lub inne roszczenia, aby mogli bez obaw wyrażać swoje obawy. Senacor zobowiązuje się do ochrony informatorów.
Niniejsza polityka określa ramy zgłaszania informacji dotyczących potencjalnie niezgodnego z prawem postępowania określonej grupie osób. Jednocześnie brane są pod uwagę różne uzasadnione interesy sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, a także interesy Senacor i interes publiczny. Ponadto niniejsza polityka stwarza również warunki umożliwiające otrzymywanie, przechowywanie, przetwarzanie, przekazywanie i archiwizowanie zgłoszeń zgodnie z wymogami ochrony i bezpieczeństwa danych oraz z zachowaniem gwarantowanej poufności. Należy zauważyć, że system zgłaszania nieprawidłowości nie powinien być wykorzystywany do zgłaszania ogólnych skarg, ale służy wyłącznie do przyjmowania i przetwarzania zgłoszeń dotyczących faktycznych lub domniemanych naruszeń zgodności.
Treść niniejszej polityki dotyczy spółki Senacor Technologies AG i jej spółek zależnych (wraz ze spółkami zależnymi „Senacor”). Ma to zastosowanie, o ile żadne obowiązujące krajowe przepisy prawne dotyczące pracowników w Austrii, Polsce, Szwajcarii i na Słowacji nie są sprzeczne ze stosowaniem niniejszych wytycznych.
Następujące terminy są konsekwentnie stosowane w polityce:
Informacje dotyczące faktycznych lub podejrzewanych naruszeń zgodności można zgłaszać pocztą elektroniczną za pośrednictwem kanału zgłaszania (speakup@senacor.com) lub ustnie przez telefon lub inne systemy komunikacji głosowej zapewniane przez Senacor. Sygnalista może wybrać, czy chce skontaktować się z wewnętrznym biurem ds. zgłaszania nieprawidłowości, czy z zewnętrznym biurem ds. zgłaszania nieprawidłowości. Zgłoszenia anonimowe są przetwarzane w miarę możliwości.
Aby móc prowadzić skuteczny i funkcjonalny system ochrony sygnalistów, niezbędna jest ochrona wszystkich zgłoszeń i przekazywanych w związku z nimi informacji.
Zespół ds. zgodności przetwarza wszystkie zgłoszenia w sposób poufny i z poszanowaniem przepisów prawa, w szczególności przepisów dotyczących sygnalistów i ochrony danych. Każdy pracownik przetwarzający zgłoszenie musi podpisać umowę o zachowaniu poufności. Wszelkie odniesienia do tożsamości osób, których dotyczy zgłoszenie - zarówno samego sygnalisty, jak i innych osób wymienionych w zgłoszeniu - są chronione. Ma to na celu zapobieganie fałszywym podejrzeniom i zniesławieniom, a także wpływaniu na potencjalnych świadków. Aby to zapewnić, grupa osób, które mają pełną wiedzę na temat tożsamości osób zaangażowanych, powinna być jak najmniejsza.
Zasada poufności musi być przestrzegana przede wszystkim przez osoby zaangażowane w proces i w odniesieniu do wszystkich informacji, które stają się znane na każdym etapie procesu.
Biura ds. zgłaszania nieprawidłowości są upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie wymaganym do realizacji zadań określonych w niniejszej polityce. W drodze odstępstwa od art. 9 (1) RODO przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych przez biuro ds. zgłaszania nieprawidłowości jest dopuszczalne, gdy jest to wymagane do realizacji jego zadań. W takim przypadku biuro ds. zgłaszania nieprawidłowości musi zapewnić właściwe i odpowiednie środki w celu ochrony interesów danej osoby.
Otrzymanie sprawy dotyczącej zgodności nie oznacza automatycznie, że faktycznie doszło do naruszenia prawa. Senacor jest zobowiązany do sprawdzenia tego i podjęcia odpowiednich środków, jeśli powinny być zastosowane. W tym celu Senacor ustanowił system informowania o nieprawidłowościach, tzw. wewnętrzne biuro ds. zgłaszania nieprawidłowości, które umożliwia zgłaszanie informacji dotyczących naruszeń prawa. Senacor wyznacza pracowników Zespołu ds. zgodności do obsługi tego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Biuro ds. zgłaszania nieprawidłowości jest niezależne i bezstronne. Otrzymuje zgłoszenia, przeprowadza zainicjowaną zgłoszeniem procedurę i podejmuje wszelkie działania następcze.
Otrzymanie zgłoszenia jest potwierdzane w ciągu siedmiu (7) dni. Wewnętrzne centrum ds. zgłaszania nieprawidłowości przekaże sygnaliście informację zwrotną w ciągu trzech (3) miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia. W oparciu o zasadę poufności zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów (np. § 8 HinSchG lub art. 27 Ustawy o ochronie sygnalistów), tożsamość sygnalisty i osób, których dotyczy zgłoszenie, może zostać ujawniona wyłącznie właściwym osobom w wewnętrznym biurze ds. zgłaszania nieprawidłowości.
Naruszenia mogą być badane, a środki mogą być podejmowane początkowo na poziomie wewnętrznym za pośrednictwem kanału zgłaszania Senacor. Zgłoszenia można przesyłać bezpośrednio pocztą elektroniczną (speakup@senacor.com) lub ustnie przez telefon lub inne systemy komunikacji głosowej do Zespołu ds. zgodności, który jest odpowiedzialny za przyjmowanie i przetwarzanie zgłoszeń.
Pracownicy mogą również kontaktować się ze swoimi liderami lub zaufanymi przedstawicielami i za ich pośrednictwem składać zgłoszenia do wewnętrznego biura ds. zgłaszania nieprawidłowości. Ważne jest, aby pamiętać, że procedura zgłaszania jest inicjowana tylko w momencie, gdy zgłoszenie zostanie oficjalnie otrzymane przez wewnętrzne biuro ds. zgłaszania nieprawidłowości. Zapewnia to odpowiednią ochronę sygnalisty.
Działania następcze obejmują w szczególności:
Alternatywnie do opisanego powyżej wewnętrznego biura ds. zgłaszania nieprawidłowości, sygnaliści mogą również bezpośrednio kontaktować się z zewnętrznymi biurami ds. zgłaszania nieprawidłowości. W Niemczech zewnętrznymi biurami ds. zgłaszania nieprawidłowości są, w zależności od danego przypadku, niemiecki rząd w Federalnym Urzędzie Sprawiedliwości, Federalna Agencja Nadzoru Rynku Finansowego i Federalny Urząd Kartelowy, a także zewnętrzne urzędy zgłaszające w krajach związkowych, jeśli mają one odpowiednią jurysdykcję. W Polsce zewnętrznym biurem ds. zgłaszania nieprawidłowości jest Rzecznik Praw Obywatelskich oraz właściwe organy administracji publicznej.
Należy zauważyć, że w takich przypadkach za rozpatrzenie zgłoszenia i wdrożenie wymogów wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów odpowiedzialne są wyłącznie zewnętrzne urzędy ds. zgłaszania nieprawidłowości. Senacor nie ponosi żadnej odpowiedzialności w tym zakresie ani nie zapewnia środków ochrony.
Wszystkie zgłoszenia, w tym odniesienia do sygnalisty, będą przetwarzane z zachowaniem poufności i w ramach obowiązujących przepisów prawa.
Senacor zakazuje jakichkolwiek reperkusji za zgłoszenie naruszenia lub za inną współpracę w dochodzeniu w sprawie naruszenia. Zwraca się uwagę, że taka ochrona przed reperkusjami nie będzie przyznawana w przypadku świadomie fałszywych zgłoszeń.
W swoich dochodzeniach Senacor dąży do ochrony uzasadnionych interesów innych osób, których dotyczy ujawnienie. Senacor ściśle przestrzega zasady domniemania niewinności i zasady „ograniczonego dostępu” w swoich dochodzeniach.
System zgłaszania nieprawidłowości ma na celu wyłącznie przyjmowanie i przetwarzanie zgłoszeń dotyczących faktycznych lub podejrzewanych naruszeń przepisów prawa, polityk lub Kodeksu postępowania.
Sygnaliści mogą przesyłać wyłącznie zgłoszenia, które w dobrej wierze uznają za prawdziwe. Jeśli zgłaszający wie, że zgłaszany fakt jest nieprawdziwy, nie działa w dobrej wierze. Jeśli sygnalista nie ma pewności co do faktów, powinien wyrazić to w formie podejrzenia, oceny lub oświadczenia innych osób.
Jeśli sygnalista zgłasza nieprawdziwe fakty dotyczące innych osób wbrew swojej najlepszej wiedzy, należy w tym momencie wskazać, że stanowi to naruszenie, które może pociągać za sobą konsekwencje na gruncie prawa karnego.
Tożsamość sygnalisty zgłaszającego nieprawdziwe informacje nie będzie chroniona.
Skuteczność polityki zgłaszania nieprawidłowości jest poddawana przeglądowi raz w roku i zawsze wtedy, gdy istnieje ku temu szczególny powód. Senacor zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki zgłaszania nieprawidłowości w dowolnym momencie z należytym uwzględnieniem interesów pracowników oraz do ogłoszenia tych zmian.
Jeśli poszczególne postanowienia niniejszej polityki będą lub staną się całkowicie lub częściowo nieważne, nie wpłynie to na ważność pozostałych postanowień. Zamiast nieważnego postanowienia stosuje się takie postanowienie, które jest najbardziej zbliżone do zamierzonego celu nieważnego postanowienia.
Zgodność z niniejszą polityką nie zwalnia pracowników z obowiązku przestrzegania wymogów ustawowych.
ul. Nałęczowska 16
20-701 Lublin
Poland, European Union
contact@finanteq.com
+48 81 536 9692
Copyright © FINANTEQ SA 2025